Подготовка к выступлению: 8 шагов и план на неделю или один вечер

Коротко. Подготовка к выступлению начинается не со слайдов, а с вопроса «что слушатели должны сделать после меня?». Дальше всё строится от ответа: кто будет в зале, какая главная мысль, какие 3 опоры её подтверждают, как начать и как закончить. Последний шаг, который чаще всего пропускают, это репетиция вслух. Ниже 8 шагов подготовки, шаблон структуры, план на неделю и на один вечер, если времени мало.

Содержание:

1. Шаг 1. Цель: что слушатели должны сделать
2. Шаг 2. Аудитория: кто будет в зале
3. Шаг 3. Главная мысль и 3 опоры
4. Шаг 4. Примеры и доказательства
5. Шаг 5. Начало и финал
6. Шаг 6. Слайды, если они нужны
7. Шаг 7. Репетиция вслух
8. Шаг 8. Вопросы из зала
9. План подготовки: неделя или один вечер
10. Ошибки подготовки
11. Частые вопросы

Шаг 1. Цель: что слушатели должны сделать

Запишите одной фразой, что должно измениться после вашего выступления. Не «рассказать о проекте», а «руководство утверждает бюджет», «клиент назначает вторую встречу», «коллеги начинают заполнять отчёт по-новому».

Цель нужна, чтобы отбирать материал. Всё, что не ведёт к ней, можно убрать, даже если это интересно и вы долго это собирали.

Проверка: если цель нельзя проверить после выступления, она сформулирована слишком общо. «Чтобы поняли важность» проверить нельзя, «чтобы записались на пилот» можно.

Шаг 2. Аудитория: кто будет в зале

Одно и то же выступление по-разному звучит для руководителей, коллег и клиентов. Перед подготовкой ответьте на пять вопросов:

1. Кто эти люди и сколько их?
2. Что они уже знают о теме?
3. Что для них важно: деньги, время, риски, удобство, статус?
4. Какие у них могут быть возражения?
5. Сколько у вас времени и что будет до и после вас?

Если ответов нет, спросите организатора или того, кто вас пригласил. Пять минут разговора сэкономят часы подготовки не того материала.

Шаг 3. Главная мысль и 3 опоры

Сформулируйте главную мысль так, чтобы её можно было сказать за 10 секунд. Например: «Переход на новую CRM окупится за полгода и снизит потерю заявок».

Затем выберите опоры, которые её подтверждают. Мы советуем три: по нашему опыту, столько слушатели удерживают в голове, и выступление не превращается в длинный список. Для примера выше это могут быть: сколько заявок теряется сейчас, сколько стоит переход, что изменится для менеджеров.

Получается простая структура:

Шаг 4. Примеры и доказательства

Каждой опоре нужно подтверждение, иначе это просто мнение. Подойдёт одно из трёх:

• Пример или история из вашей практики или практики слушателей. Короткая: кто, что случилось, чем закончилось.
• Цифра из ваших данных или из источника, который вы можете назвать. Если цифру нельзя подтвердить, лучше её не использовать: один вопрос «откуда это?» может подорвать доверие ко всему выступлению.
• Демонстрация: показать продукт, документ, экран, результат.

Одна сильная история или цифра на опору работает лучше, чем пять слабых.

Шаг 5. Начало и финал

По нашему опыту, слушатели лучше всего запоминают начало и финал, поэтому их стоит подготовить дословно. Середину можно говорить своими словами по плану.

Начало собирается из четырёх шагов: крючок, связь с аудиторией, обещание результата и план. Подробно с примерами мы разобрали это в статье «Как начать выступление: формула первой минуты и 7 способов».

Финал состоит из двух частей:

1. Повтор главной мысли одной фразой: «Новая CRM окупится за полгода и перестанет терять заявки».
2. Конкретный следующий шаг: «Прошу до пятницы утвердить пилот на один отдел».

Не заканчивайте фразой «У меня всё» или «Спасибо за внимание» вместо вывода. Поблагодарить можно, но после призыва к действию.

Шаг 6. Слайды, если они нужны

Слайды делайте после того, как готова структура, а не вместо неё. Иначе выступление превращается в пересказ слайдов.

• Одна мысль на одном слайде. Заголовок слайда формулирует эту мысль, а не тему: «Мы теряем 3 заявки из 10», а не «Анализ заявок».
• Текста на слайде меньше, чем вы говорите. Если слайд можно прочитать вместо выступления, вы не нужны.
• Цифры показывайте графиком или крупно одной цифрой, а не таблицей на весь экран.
• Подготовьте запасной вариант: файл на флешке и в почте, PDF на случай, если не откроется презентация.

Выступление должно работать и без слайдов. Проверьте это: расскажите его один раз, не глядя на экран.

Шаг 7. Репетиция вслух

Это шаг, который чаще всего пропускают или заменяют чтением про себя. Но только вслух становится видно, где вы сбиваетесь, где не хватает слов и сколько на самом деле длится выступление.

1. Первый прогон с таймером, по плану, можно сбиваться. Задача: понять реальное время.
2. Второй прогон после правок, стоя, как на выступлении.
3. Третий прогон на видео. Посмотрите запись: темп, паузы, слова-паразиты, куда уходит взгляд.
4. Четвёртый прогон перед 1–2 слушателями: коллегой, другом, членом семьи. Спросите, что они запомнили. Если не главную мысль, её нужно сказать яснее.

Если выступление получается длиннее отведённого времени, сокращайте опоры, а не начало и финал.

Шаг 8. Вопросы из зала

Выпишите 5–7 вопросов, которые вам могут задать, и подготовьте короткие ответы. Начните с самых неудобных: о цене, сроках, рисках, о том, что не получилось.

Если вопрос застал врасплох, можно ответить: «Хороший вопрос, точные цифры пришлю после встречи». Это лучше, чем придумывать ответ на ходу.

План подготовки: неделя или один вечер

Если перед выступлением вы сильно волнуетесь, прочитайте нашу статью «Как не волноваться перед выступлением»: там план на день выступления и что делать, если волнение накрыло на сцене.

Ошибки подготовки

• Начинать со слайдов. Слайды получаются раньше, чем понятно, что вы хотите сказать.
• Рассказать всё, что знаете. Слушатели запомнят меньше, а главное потеряется. Отбирайте материал по цели.
• Писать текст целиком и учить наизусть. Выученный текст звучит как чтение, а забытое слово сбивает всё выступление. Учите начало, финал и план.
• Репетировать про себя. Мысленно всё звучит гладко. Вслух выясняется, что 10 минут превращаются в 18.
• Не узнать про технику и площадку. Нет проектора, не тот разъём, нет микрофона в зале на 80 человек: это лучше узнать накануне, а не за пять минут.
• Не готовить финал. Выступление обрывается на последнем слайде, и слушатели не понимают, что от них нужно.

Частые вопросы